Voor een toonaangevende organisatie die gespecialiseerd is in luchtvaarttoestellen zijn we op zoek naar een executive assistant.
De executive assistant die we zoeken, krijgt een sleutelrol achter de schermen en biedt uitvoerende en administratieve ondersteuning aan de CEO en leden van het uitvoerend team. Als een essentiële schakel naar de Raad van Bestuur en de teams van het senior management, zullen jouw verantwoordelijkheden zich uitstrekken tot het organiseren en coördineren van uitvoerende activiteiten, externe betrekkingen en het toezicht houden op speciale projecten met finesse.
Je hebt een passie om te gedijen in een snel veranderende omgeving, een liefde voor internationale verbindingen en het talent om bovenop het organisatiespel te blijven. Daarnaast leer je snel de kneepjes van het vak en breng je dat speciale tintje mee.
WAAR JE DE MEESTE IMPACT ZULT CREËREN:
Je zult de bedrijfsactiviteiten ondersteunen door verantwoordelijk te zijn voor:
Ondersteuning van de CEO en het uitvoerend team door dagelijkse administratieve taken te beheren, waaronder het beheren van agenda’s en afspraken, het voltooien van onkostenrapporten, het voorbereiden van correspondentie, het organiseren van reisplannen en het samenstellen van documenten voor vergaderingen.
Optreden als een deskundig, betrouwbaar en discreet contactpunt tussen leidinggevenden, werknemers, klanten en andere externe partners, zoals het beheren van reisplannen, het voorbereiden en coördineren van mondelinge en schriftelijke communicatie, het onderhouden van vertrouwelijke bestanden en contactinformatie.
Ondersteuning van de Raad van Bestuur en de teams van het senior management: het verlenen van administratieve ondersteuning aan de activiteiten van de bedrijfssecretaris van de Raad van Bestuur, waaronder het coördineren van halfjaarlijkse bestuursvergaderingen en diners; het regelen van hotelaccommodaties; en het verspreiden van vergadermateriaal van de Raad.
Kantoorbeheer en receptie:
Samenwerken met de kantoorassistent die je ondersteunt bij kantoorbeheer en receptie, waaronder het beheren van verschillende leveranciers, catering bestellen, prints verstrekken, bezoekers verwelkomen, inkomende telefoongesprekken beheren en het aanspreekpunt zijn voor collega’s met betrekking tot de dagelijkse kantooractiviteiten.
Goedkeuren van facturen van leveranciers.
Reisbeheer: fungeren als eerste aanspreekpunt voor werknemers met betrekking tot het reisbeheerinstrument.
Samenwerken met de kantoorassistent en facilitair manager over gebouwgerelateerde onderwerpen.
Last but not least: deel uitmaken van ons fantastische happiness-team.
DE IDEALE KANDIDAAT
Heeft een bachelordiploma.
Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in een multitaskingfunctie.
Een positieve houding en stressbestendig.
Sterke organisatorische vaardigheden.
Communiceert effectief met verschillende achtergronden en heeft uitstekende interpersoonlijke vaardigheden.
Klantgericht, proactief en zeer discreet.
Oplossingsgericht, assertief, benaderbaar en in staat om zelfstandig te werken.
Bereidheid om te leren en zich aan te passen in een flexibele werkomgeving.
Proactief en in staat om initiatief te nemen.
Heeft een natuurlijk gevoel voor gastvrijheid.
Hoe solliciteren:
Ben je enthousiast geworden over deze uitdaging? Stuur dan je cv naar lydia@dolvitastaffinggroup.
